II. 1. Ulkopuolisen asiantuntijan erityiskonsultaatio

Miten ulkopuolinen asiantuntija toimii: miehittääkö työpaikan ihmisten motiivit vai palauttaako toimintakyvyn salaisuuksien taloon?

Erityiskonsultaatiossa ulkopuolinen asiantuntija tarjoaa apua yksittäiselle ihmiselle, ryhmälle tai organisaatiolle. Kohde voi olla epämääräinen tai täsmällisesti rajattu, ratkaistava pohde. Ulkopuolinen asiantuntija osallistuu kohteen tarkasteluun ja ratkaisemiseen sekä luomalla edellytyksiä että antamalla käyttöön omat tietonsa ja taitonsa. Tuloksena on merkittävä parannus tai innovaatio.

Konsultaatioissa ulkopuolinen asiantuntija neuvoo ja auttaa asiakasta. Konsultaatioiden aihepiiri on laaja ja asiakkaiden tarpeiden kirjo moninainen.
Erityiseksi, erityiskonsultaatioksi konsultaation tekee se, että kohteena on epämääräinen tai rajattu kohde ja tuloksena merkittävä parannus tai innovaatio.

Jokainen työpaikalla työskentelevä ihminen voi vaikuttaa omiin kohtaloihinsa, jos valtuuksia on ja toimintakykyä riittää. Yksilöt, ryhmät ja organisaatiot voivat riittävillä valtuuksilla ja riittävällä toimintakyvyllä toimia autonomisesti, olla salaisuuksien taloja. Taloihin virtaa voimavaroja ja ratkaistavia tarpeita. Taloissa tehdään ja tarjotaan tuotteita ja palveluja ulkopuolisille. Vaikka läpinäkyvyys on eräissä tapauksissa järkevä kriteeri, sen ei tarvitse tarkoittaa, että talon sisäpolitiikkaan, esimerkiksi ihmisten työprosessiin puututaan kontrolloiden koko ajan.

Milloin ulkopuolisella asiantuntijalla tai ylemmällä johtoportaalla on oikeus ja jopa suoranainen velvollisuus puuttua ihmisen, ryhmän tai organisaation autonomiseen toimintaan? Milloin talon oveen koputetaan ja sen ikkunoita avataan?

Perusteita on viisi:
1) sovittuja tuloksia ei saavuteta eikä talo itse osaa ratkaista poikkeamaa
2) toimintakyky on alentunut ja voi vaarantaa tulokset
3) talo tuhlaa voimavaroja eikä huomaa tuhlausta itse
4) talo ei selviä yllättävästä, äkillisestä tilanteesta
5) talo haluaa palautetta, arviointitietoa tai sosiaalista kannustusta.

Mitä tahansa ulkopuolinen asiantuntija talossa tekeekin, kaiken on de Beerin (1995) esittämien linjausten mukaisesti autettava taloa palauttamaan autonomiansa, oikeutensa määrätä kohtaloistaan. Valtuuksia ja samalla vastuuta delegoidaan niin alas, että ylintä johtoa hirvittää, toteaa Stafford Beer elinkelpoisia systeemejä kuvaavassa teoksessaan.

Konsultaatioista tulee siis erityiskonsultaatioita silloin, kun kohde sovitaan ja tulokseksi asetetaan jokin merkittävä parannus tai uudistus.

Konsultaatioiden käsitteellinen viitekehys esitellään kuvassa. Kuva johtaa helposti harhaan. Nelikentässä mainitut toimintatavat ja kohteet ovat juuri nyt siinä, missä ovat. Mutta ne voivat vaihtaa paikkaansa. Viitekehys on pysähdyskuva alati liikkeessä olevasta tapahtumasarjasta.




Konsultaatio voidaan toteuttaa asiantuntijavaltaisesti. Monologiset, ylhäältä johdetut prosessit soveltuvat työprosessien opastukseen, uusien työntekijöiden luotsaamiseen tehtäviinsä ja operatiivisten ongelmien ratkaisemiseen. Silloin ideana on toimia lineaarisesti, ennalta suunniteltujen mekanististen ja standardoitujen käytäntöjen vahvistamiseksi.

Tutkitaanpa opastusta työprosesseihin. Millaisessa tapauksessa se ei olisikaan mekanistisista ja monologista vaan sijoittuisi yläneljännekseen: olisi dialogista ja tapahtuisi dynaamisella lähestymistavalla? Esimerkkitapauksena voisi olla lentäjäkoulutus, jossa kokenut lentäjä ohjaa tyyppikoulutuksessa lentosimulaattoria.

Strategiaprosessien sekä ristiriitatilanteiden ja konfliktien ratkaisuun tähtäävä konsultaatio voivat olla perustaltaan monologisia siinä mielessä, että ylläpitäjän / omistajan ja johtoportaan valta ja intressit määrittelevät reunaehdot toiminnalle.
Konsultaatiot tapahtuvat kompleksisessa tilanteessa, joten prosesseilta vaaditaan dynaamisuutta ja orgaanisuutta: kykyä tehdä hyppäyksellisiä muutoksia ja kykyä seurata luontaisesti eteneviä tapahtumakulkuja.

Kansalaisliikkeissä ja verkostomaisissa yhteishankkeissa strategiaprosessitkin voidaan toteuttaa dialogisen, monenkeskisen toimintamallin avulla.



Dialogisiin, monenkeskisiin toimintatapoihin turvaudutaan silloin, kun halutaan merkittäviä ideoita keskustelujen ja sosiaalisen median avulla, toteutetaan valmennusta, tarjotaan vertaistukea, ohjataan opiskelua tutor-toiminnalla tai suoritetaan mentorointia eli kokeneet opastavat ihmisiä, joilla ei ole omakohtaisia kokemuksia tilanteesta.

Ristiriitoja voi syntyä, jos ulkopuolinen asiantuntija haluaa toimia monologisesti ja asiakas vastaavasti vaatii dialogista otetta. YTT Kaarina Mönkkönen on selvittänyt asiantuntijavaltaisen, asiakaskeskeisen ja dialogisen konsultoinnin suhdetta väitöskirjassaan (2002). Mönkkösen esittämät tutkimushavainnot osoittavat, kuinka tärkeää on selvittää puolin ja toisin keskinäiset odotukset ja lupaukset. Kun osapuolet ovat hämmentyneitä eivätkä tiedä mitä tehdä ja kun he sanovat sen toisilleen, ristiriidan käsittely siirtyy monologisesta toistensa ohipuhumisesta dialogiksi. Ristiriitatilanne on tunnistettu. Se on myös tunnustettu ja osapuolet kestävät erimielisyyden. Päästään odottavan, toisten kantoja ymmärtävän mietiskelyn suvantoon. Tästä on mahdollista jatkaa yhdessä ajatteluun. Mikään osapuoli ei yritä ajaa läpi omaa ehdotustaan tai hakea kompromissia. Osapuolten keskellä on tyhjä pöytä, jonka keskelle ilmaantuu - usein äkillisesti - yhdessä oivaltunut idea. Ideaa jalostetaan ratkaisuksi.

Jos ristiriitaa ja erimielisyyttä ei osata kohdata kompleksisena tapauksena, käytetään lineaarista, suoraviivaista toimintatapaa. Ristiriidan käsittely siirtyy dynaamisesta mekanistiseen kenttään. Ratkaisu sanellaan. Sanelijana on se, jolla on syntyneessä voimakentässä eniten valtaa. Yleistä lienee laittaa joku riidan osapuoli kävelemään.


Systeeminen lähestymistapa merkitsee konsultoinnin yhteydessä sitä, että päästään yhdessä, dialogisesti ihmettelemään sitä miten on mahdollista ja aivan luonnollista että on tapahtunut sitä ja sitä. Syyllistämisestä päästään eroon. Itse kunkin omasta osuudesta päästään puhumaan.


Ulkopuolisen asiantuntijan onnistumiseen vaikuttaa taito sovittaa omat mekanistiset, orgaaniset ja dynaamiset toimintatavat asiakastilanteen vastaaviin piirteisiin. Jännitteitäkin voi syntyä. Mitä esimerkiksi tehdä, kun toinen osapuoli kaipaa monologista ohjeistusta ja konsulttina toimiva vertaistuen antaja haluaa toisen itse hoksaavan, mikä on viisas tapa tehdä asioita.

Miten ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa kasvamaan avainvaikuttajaksi työpaikalla? Kysymys on konsultin roolista ja asiakkaan tarpeesta.

Konsultti on suhteessa asiakkaaseen sokraattista perinnettä mukaillen kätilö, paarma ja erakko. Kätilö auttaa ideoita maailmaan ja toimintakykyä kukoistamaan. Paarma havahduttaa katsomaan uudesta näkökulmasta ja pääsemään tavanomaisuuden lumouksesta. Erakko herättää keskittymään vedenkantoon, varsinaiseen perustehtävään eli provosoi kokemukselliseen oppimiseen.

Mitkä ovat asiakkaan tarpeet, kun asiakas haluaa kasvaa avainvaikuttajaksi työpaikallaan? Kysymys on kumouksellinen. Kysymyksen sijasta voitaisiin esittää mekanistisen hallintatradition mukaisia haasteita: Kuinka saada ihmiset sitoutumaan...? Kuinka vähentää sairaslomia? Kuinka vähentää laatupoikkeamia asiakaspalvelussa?

Asiakkaan tarpeita ammatillisen ja yhteisöllisen kasvun näkökulmasta ovat:

1. pintatiedosta päästään vähitellen sisäistyneeseen tietämykseen
2. yksintekemisen käytännöstä päästään yhdessä keksimisen ja parantamisen käytäntöön
3. kestoloukkaantumisista ja uhrin osista päästään avaran taivaan alle: vastuullisiksi toisista
4. alistetun ja johdetun asemasta noustaan ymmärtämään tilanteita joissa ollaan ja tekemään valintoja, joihin luottaa ja uskoo
5. välittömistä reaktioista ja purkauksista päästään oman laivan kapteeniksi: tekemään harkittuja valintoja siitä, provosoiko esiin ristiriitoja vai vauhdittaako eheyttä ja sopusointua. Molempia tarvitaan.

Kun ulkopuolinen asiantuntija poistuu paikalta, viimeinen muisto voivat olla auton perävalot. Sitten kaikki palaa ennalleen. Näin ei tapahdu, jos asiakas on saanut oman onkensa.